Para que as empresas cumpram com suas obrigações tributárias e trabalhistas, é imprescindível que a folha de pagamento seja organizada de forma eficaz. De modo que, favoreça o devido controle financeiro da organização.
A folha de pagamento é um documento muito importante, pois comprova o recolhimento de impostos como o INSS, além dos pagamentos de salário dos colaboradores e seus benefícios.
Por isso que, quando as empresas têm um bom controle sobre esse documento, evitam problemas com processos futuros e reduzem os gastos com acordos e indenizações.
E para te ajudar a ter a folha de pagamento mais organizada, trouxemos algumas dicas sobre como organizá-la mensalmente.
Como organizar a folha de pagamento?
Para organizar a sua folha de pagamento, você pode começar a fazer alguns planejamentos mensais. Comece com as dicas abaixo, e você verá o quanto sua folha de pagamento ficará mais organizada.
Separe as contas
Procure separar as contas bancárias, que fazem os pagamentos de folha das despesas gerais. Pois, ao fazer isso, você consegue ter um controle maior do que foi pago referente à folha, comprovando com maior facilidade determinado pagamento ou tributo.
Essa é uma dica bem valiosa, que ajuda o administrador a ter um controle maior e mais detalhado do que é gasto com despesas e colaboradores.
Automatize os pagamentos
Após separar as contas, comece a automatizar os pagamentos por meio de sistemas online, disponibilizados pela maioria das instituições financeiras. É possível agendar os pagamentos de antemão, economizando tempo de trabalho no início do mês.
Dependendo do tipo de contribuição, é possível efetuar agendamentos mensais a fim de que se repitam automaticamente.
Controle de dados das admissões e demissões
É possível, esquecer de remover um funcionário da folha de pagamento e acabar efetuando o depósito de valores indevidos na conta do mesmo. Visando que isso não ocorra, é importantíssimo ter um controle dos dados das admissões e demissões.
Fazer esse controle permite que os dados sejam alterados corretamente sempre que um funcionário deixar ou entrar na empresa, garantindo que os valores sejam sempre corretos.
Boa gestão do registro de ponto
Para manter-se sempre dentro da lei trabalhista e evitar problemas, faça uma boa gestão do registro de ponto, garantindo o cumprimento dos horários dos colaboradores.
A gestão do registro de ponto, pode ocorrer por programas de gestão automaticamente, ou manual através de cartões ponto. O importante é estar sempre cuidando do cumprimento correto das horas.
Calcule corretamente os impostos
Outra coisa que deve estar no planejamento da folha de ponto é o cálculo correto das contribuições obrigatórias, FGTS e INSS.
Faça cópias de segurança
É imprescindível que os documentos da folha ponto sejam impressos e guardados para fins de fiscalização. Por isso, é muito importante guardar e fazer cópias dos documentos para ter sempre um backup.
Padronize os salários e cargos
Através de uma estrutura de cargos e salários bem definida, a empresa consegue ter um controle financeiro muito mais organizado. Através da padronização, é possível criar regras para cada cargo e estipular valores.
Além disso, a padronização facilita a explicação de cada cargo e suas devidas funções. Criando um plano de carreira bem mais definido.
Conclusão
Essas são apenas algumas dicas que já irão te ajudar na organização da folha de pagamento. Como vimos, são dicas simples que podem ser facilmente incluídas na rotina, que com o tempo passarão a causar um impacto positivo imenso.
Em caso de não ter um setor responsável por isso na sua empresa, indicamos a contratação de profissionais competentes por meio de assessorias contábeis para ter o maior suporte possível.
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